デバイス管理台帳とMDMが“夢の連携”。情シス社員をムダな業務から救う、画期的な資産管理ツールが登場
SaaSもまとめて一元管理！
IT時代の企業を支えている「情報システム部門」のみなさん。社員のデバイスやアカウントの管理に頭を抱えていませんか？
でも、目的ごとに複数の台帳が存在していて、とにかく管理が大変。データの間違いも多発するし、本来の業務が圧迫される…。
そんな状況を救うツールが「マネーフォワード Admina」。開発を手がけたマネーフォワードi株式会社のJapan COO・渋江良彦さんとMDM Device Product leader・荻原秀斗さんにすべてのデータを一元管理できるという同ツールの魅力を教えていただきました。
〈聞き手＝石川みく（新R25編集部）〉
「デバイス管理」がどんどん煩雑化している…!?
企業の根幹を支える「情報システム（情シス）部門」ですが、実は深刻な課題を抱えているのが現実です。
それは、データの管理がどんどん煩雑になっていること。
なんとなく大変そうな雰囲気は感じてますが…実情はどうなっているんでしょう？
まず、社員が使うデバイスの管理。
これはエクセルやスプレッドシートなどの台帳で管理している企業が多いと思います。つまり、「手入力」かつ「属人的」なんですよね。
そのため、デバイスの在庫を把握できていなかったり、入力確認が曖昧で古いデータが残っていたり、挙げ句デバイスが行方不明のままになっていたり…
属人的なので、全貌がわからないうえにヒューマンエラーも起こりやすいんです。当然ながら、情報流出などのセキュリティリスクもあります。
エクセルだといろんなトラブルが起こりますよね…もう少し便利な管理システムはないんでしょうか？
自社で導入しているデバイスを一元管理できる、MDM（Mobile Device Management＝モバイルデバイス管理）というシステムはありますよ。
これは管理者側で、従業員の私的利用を防ぐために機能を制限したり、デバイスの操作ログを取得できたりするほか、紛失・盗難時のリモートロックなども行えるので、セキュリティ対策としても取り入れられています。
それだとダメなんですか？
MDMは、おもに稼働しているデバイスを監視・管理するもの。
一方で、エクセルでは企業資産を管理するもの。それぞれ、目的が別なんです。
稼働している端末もそうでないものも管理しようとすると、結局エクセルとMDMを別々で使うことになり…ますます管理がぐちゃぐちゃに。
情シスからすると本来の業務（コア業務）ではなく、会社の収益やご自身の評価につながりにくいノンコア業務ばかりが増えていってしまいます。
もうひとつ問題がありまして…それはSaaSの利用頻度の急増です。
昨今はほとんどの業務がクラウド化されつつあるので、業務においてもSaaSが今後も増えつづけることと、その管理の必要性は言うまでもありません。
となると、従業員に紐づく2大情報資産として、今の時代に管理すべきはSaaSとITデバイスの2つです。
もはやデバイスの管理だけでは足りないんですね…
ただし従来の管理ツールは、主役がデバイスなので、SaaSと紐付けられません。
となると、SaaSはSaaSで別途管理するハメに…その結果、情シス部門のスタッフは、本来業務ではないノンコア業務に追われまくるというわけです。
“夢の連携”を叶えた「マネーフォワード Admina」のメリット
これらを解決すべく、2年前にマネーフォワードの子会社「マネーフォワードi」が開発したのが「マネーフォワード Admina」。
そして「マネーフォワードAdmina」では、これまでお話ししたような煩雑な管理をすべて一元化できる「Admina Deviceプラン」を半年ほど前にリリースしました。
「Admina Deviceプラン」では、エクセルのデバイス台帳をWeb化。
さらに、デバイス管理台帳とMDMの“夢の連携”を果たしました。
しかも、社員のSaaS利用状況までまとめて管理。SaaSとデバイス、社員のIT環境をまとめて管理できるんです。
これまで話に挙がった「エクセル台帳」「MDM」「SaaS管理」が一緒になった感じなんですね。たしかに夢の連携だ…
具体的には、どういったことが可能になるのでしょうか？
従業員を起点に、SaaSとデバイスが統合管理できるようになります。
Aさんが使っているデバイスはこれで、SaaSのアカウントはこれ…という感じですね。
複数の管理台帳をひとつに集約しているため、誰がどのデバイスを使っているか、使われていないデバイスはどれくらいあるか、社内のデバイス状況を一目で把握可能。
社員へのデバイスの割当も簡単になるうえ、「在庫」「利用」「故障」「廃棄」といった状態変化も自動保存できます。
仕事の効率がかなり上がりそうですね。
効率化はもちろん、コスト削減にも効果的。適切な管理により、無駄なクラウドコストを見直すことができます。データの真正性も高まりますよ。
なにより、情シス社員が本来やることではない“ノンコア業務”から解放されることで、社員のモチベーションが向上します。
さらに昨年12月には、「MDM連携 with Jamf」をリリースし、続いて「MDM連携 with Microsoft Intune」をリリース。
これはApple/MicrosoftのMDMツールである「Jamf/Intune」とデータ連携し、「Admina」内のITデバイスの台帳管理をリアルタイム、かつ正確におこなえる機能です。
連携を開始すると、MDMに登録されたデータが台帳側にも新規追加、または上書きされるので、二重登録の手間を削減し、台帳データの陳腐化も防ぎます。
また「Jamf/Intune」に登録されているハードウェア情報や最終利用日などが定期的に同期されることで、「Admina」内のデバイス管理台帳を常に最新情報に更新。
台帳側でユーザのログイン状況を確認できるため、退職者の退職後のログインなどのリスクを防げます。
こんな感じで、ユーザーがいつログインしたのかがすぐにわかります
MDM連携後のデバイス画面はこんな感じ
属人化からの脱却&工数削減も。導入企業のリアルな声
導入した企業では、どういった声がありますか？
属人化から脱却できた、備品管理の大幅な工数削減につながった、などの反響をいただいています。
導入企業の声
・株式会社マクアケ 開発本部IT基盤部 部長
Adminaはほぼ毎日確認していますね。半月に1度、入退社がありますし、産育休に入る社員がいたり、復帰したりがあるので、近々戻ってくる社員のアカウントの管理などに対応しています。
・株式会社つみき コーポレート
コーポレート内でも管理しているのが私一人という状況で、今後の社員増も踏まえると、属人化からの脱却が課題でした。
AdminaはITデバイスの管理ツールではありますが、PCやモニター、社用携帯だけでなく、マウスやキーボード、カードキー、ロッカー番号など任意で登録ができるので、SaaSと備品が1箇所で管理可能なことが最大の魅力だと思います。
デバイスはGoogle Workspaceのアカウントを割り当てる運用になるので、個々の社員登録が不要なのも便利です。
現場の方々の声を拝見すると、本当に“痒いところに手が届いている”感じがしますね…！
そうなんです。シンプルに使えるツールではありますが、今までありそうでなかったものを形にできたと自負しています。
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データ管理のミスがなくなるうえ、ノンコア業務が排除されれば、一石二鳥。
ムダと感じる業務の多さを感じている情シスの方は、ぜひ一度試してみてはいかがでしょう？
