あえて、機能を削減。“継続利用”に向き合ったタスク管理ツール「スーツアップ」の哲学

経営支援クラウド「スーツアップ」β版はチームで簡単に、毎日続けられるプロジェクト・タスク管理ツールです。

表計算ソフトのような操作でチームの業務を「見える化」し、タスクの抜け漏れや期限遅れを防ぎます。

昨年9月から展開していたα版の基本的なタスク管理機能に加えて、β版では、表計算ソフトにはない、チームでのタスク管理を簡単に毎日続けられる機能が搭載されました。

たとえば「タスク雛型機能」では、弁護士、公認会計士や経営コンサルタントなど各種専門家とAIが作った“タスク管理の雛型”が充実。

“雛型”を選択し、あとは担当者と期限を設定すれば、誰でも簡単にタスク設定ができます。

「期限通知機能」では、メール、チャットツールやカレンダーツールなどコミュニケーションツールと連携して、タスクの期限などを自動的に通知します。

さらに「定型タスク機能」では、予め定期的に行われるタスクを設定することで、自動的にタスクを生成できます。

「スーツアップ」は、2021年12月の暮れに、クライアントとの打ち合わせの最中に降ってきたアイデアなんです。

そこでは、「組織と社内コミュニケーションを整理して、しっかりと部署ごとにタスク管理をしましょう」という話をしていたのですが…

ふと、私が20年間やってきた会社経営って、これを繰り返しているだけだなと。

私は伊豆シャボテンリゾート株式会社（旧ソーシャル・エコロジー・プロジェクト株式会社）や大手YouTuber事務所「VAZ」などで社長として企業再生を行い、他にもさまざまな形で企業経営にかかわってきたのですが、やっていることはいつも同じです。

組織を作って、コミュニケーションを整備して、会社がやるべきタスクを管理する。

私がやってきたことは、人が協力してチーム・組織で働くための下準備です。

この準備が終わってしまえば、経営者の仕事は、全社のタスク管理で運用をしっかりすることぐらい。

「このタスクの期限は大丈夫？」や「新たに、このタスクを設定するから、いつまでにやりましょう」の繰り返しです。

そして、同じことを繰り返しているならば、システム化できないだろうかと思ったのです。

簡単で、みんなが使い続けられるタスク管理ツールにするためには、タスクに関する管理項目を減らすことが重要だと考えて、「わかりやすいインターフェース」 「リマインドが自動で通知されること」などに、何よりもこだわりました。

一番の価値は、スタッフのタスクの状況の「見える化」なんです。

そこを細かく管理しすぎても、全体のタスク管理が破綻してしまいます。

チームでのタスク管理は、誰が、どのような仕事を、いつまでにやっているのかが分かればよくて、個別タスクの進捗状況などの詳細は、定例会議などのコミュニケーションで乗り切ればいいと考えています。

そうなんです。

「スーツアップ」は私が約20年間の中小企業等の経営で実際に成果を出してきた経営ノウハウを詰め込んだもの。

今お話ししたことに加えてAIを使うなど最先端技術を用いて、さらにタスク管理を効率化できるようにしています。

チームのタスク管理を実現することで、業務の効率化やオペレーションの改善が進み、大幅なコスト削減が可能になります。

仮に社員数30名の会社で、上司・部下間で1日2回8分の進捗確認を、1カ月間（20日営業日）行った場合、約119万円のコストがかかる計算になります。

50名で約166万円、80名で245万円ものコストです。

「スーツアップ」なら1名当たり1,080円なので、30名の場合は3万2,400円、50名で5万4,000円、80名で8万6,400円で済みます。

また、日本社会では上司が期限を定めずに部下に依頼するタスクが数多く存在します。

もしそのタスクに2週間かかっていたところを、チームのタスク管理を導入することで、期限が明確化され、10日間で完了する場合、28.57％もの期間短縮につながります。

私たちは最終的に、「スーツアップ」を通じて、日本の中小企業の労働生産性の改善をしたいと考えています。

10人以上100名未満の中小企業ですね。

多くの中小企業はタスク管理をしていない、または管理をしていたとしても、 ユーザーの自由度が高いエクセルやスプレッドシートなどの表計算ソフトを使用しており、 その導入・運用については、相当な努力をしなければ、PDCAサイクルはまわりません。

自由度が高いと…入力して満足してしまったり、だんだん継続できなくなってしまったりして、それがビジネスに活きないんです。

「スーツアップ」では、あえて機能を減らしシンプル化し、タスクの雛型化をするなど中小企業でのタスク管理に最適化してユーザビリティを追求。

中小企業を私たちのサービスで経営支援し、企業価値向上を実現します。

もし導入・運用にご不安を感じるお客様には、ご希望に応じて、当社スタッフがチャットツールの参加、オンライン会議の参加、そして、対面でのコンサルティング・サービスを通じて手厚くサポートしてまいります。

私たちが実現したいことは、チームのタスク管理をかんたんに、毎日続けられるようにすること。

チームのタスク管理が実現されれば、ビジネスパーソンは働きやすくなります。

タスクの消化が悪い人がいればチームで一目瞭然となり助け合うことができるようになりますし、タスクが「見える化」されることによって、社内のコミュニケーションも活発化されます。

つまり、組織力を向上させることができるんです！

私たちは「スーツアップ」を通じて、1人ではなくチームで働くことの素晴らしさを全てのビジネスパーソンに体感してもらいたいと考えています。